Neste trabalho iremos tratar sobre a obrigatoriedade e os procedimentos legais para o registro do empregado contratado para prestar serviço ao empregador.
O art. 41 da CLT determina que em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico.
O registro do empregado deverá ser efetuado a partir do momento em que o mesmo começa a prestar serviço, não sendo permitido ao empregador manter empregados em seu quadro sem registro mesmo que seja por um dia.
3. Conteúdo Obrigatório no Registro do Empregado
O art. 2º da Portaria nº 3.626/91 determina que independentemente do sistema adotado pelo empregador, o registro do empregado deverá estar sempre atualizado e numerado seqüen-cialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas.
O art. 1º da Portaria nº 3.626/91 estabelece que o registro de empregados, conterá obrigatoriamente as seguintes informações:
a) identificação do empregado, conforme número e série da CTPS ou Número de Inscrição do Trabalhador;
b) data de admissão e demissão;
c) cargo ou função;
d) remuneração e forma de pagamento;
e) local e horário de trabalho;
f) concessão de férias;
g) identificação da conta PIS/PASEP;
h) acidente do trabalho e doença profissional, quando tiverem ocorrido.
4. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) - Preenchimento
O art. 29 da CLT dispõe que a CTPS será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador , o qual terá o prazo de 48 horas para nela anotar especificamente, a data de admissão, o tipo de remuneração, qual a forma de pagamento, a função exercida e as condições especiais, se houve.
4.1. Contrato por prazo determinado
Caso a empresa tenha firmado com o empregado um contrato por prazo determinado, a sua existência e vigência deverão ser anotadas na CPTS do empregado, quando da admissão, lembrando que essa anotação será efetuada na parte destinada a "Anotações Gerais".
4.2. Identificação da conta vinculada do FGTS
Foi estabelecido, com a Constituição Federal/88 em seu art. 7º inciso III, a obrigatoriedade do depósito do FGTS para todos os empregados, sendo assim a identificação da conta vinculada do FGTS não necessita ser preenchida pelo empregador.
Lembrando que os novos modelos da CTPS, aprovados pela Portaria nº 44/97, não há espaço próprio para a anotação da identificação da conta vinculada do FGTS do empregado.
4.3. Contribuição sindical
Conforme estabelece o art. 601 da CLT o empregador deverá anotar na CTPS do empregado, em local específico, o desconto efetuado referente à contribuição sindical.
4.4. Cadastramento no PIS/PASEP
O empregador que fez o cadastramento do empregado no PIS/PASEP deverá obrigatoriamente fazer a devida anotação do número correspondente na CTPS do trabalhador, não sendo necessário a utilização de carimbo padronizado.
Nota :
O § 2º do art. 1º da Portaria nº 1/97 estabelece que, quando da emissão da 1ª via da CTPS, o cadastramento no sistema PIS-PASEP será competência das Delegacias Regionais do Trabalho.
4.5. Número da Comunicação de Dispensa (CD)
O art. 2º da Portaria nº 3.339/86 dispõe que o empregador deverá anotar na Carteira de Trabalho e Previdência Social, ao efetuar a rescisão de contrato de trabalho por dispensa sem justa causa ou por paralisação, total ou parcial, de suas atividades, o número da Comunicação de Dispensa (CD) referente ao trabalhador dispensado.
No caso de recusa da empresa em proceder à anotação, aplica-se o disposto no art. 36 da CLT.
4.6. Anotações desabonadoras sobre a conduta do empregado - Proibição
A Lei nº 10.270/01 veio acrescentar o § 4o ao art. 29 da CLT onde expressamente determina que é vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social. O descumprimento submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 da CLT.
4.7. Utilização de etiquetas gomadas
O art. 12 da Portaria nº 3626/91 determina que as atualizações da carteira de trabalho poderão ser feitas com o uso de etiquetas gomadas, autenticadas pelo empregador ou seu representante legal.
4.8. Atualização de dados na CTPS
O § 1º do art. 29 da CLT disciplina que as anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades.
O § 2º do mesmo artigo dispõe que as anotações na Carteira de Trabalho serão feitas:
a) na data-base;
b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador;
c) no caso de rescisão contratual ou necessidade de comprovação perante a Previdência Social.
Lembrando que a atualização de dados na CTPS devem ser feitas seguidamente sem abreviaturas.
5. Ficha de Anotações e Atualizações da CTPS
Conforme o art. 1º da Portaria nº 628/00 o empregador poderá adotar também, a seu critério, a Ficha de Anotações e Atualizações da Carteira de Trabalho e Previdência Social, considerando a conveniência e necessidade da utilização de recursos da informática para agilizar as anotações e atualizações da CTPS. Utilizando o empregador essa ficha, deverá fornecer cópia ao empregado mediante recibo, em periodicidade nunca superior a 12 meses. A atualização será obrigatória por ocasião da data-base da categoria, rescisão contratual, ou a pedido do empregado, para fins previdenciários. A Ficha de Anotações e Atualizações passará, então, a fazer parte integrante da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.
A Ficha de Anotações e Atualizações da Carteira de Trabalho e Previdência Social deverá ser impressa com identificação completa da empresa, do empregado e do período a que se refere, conter assinatura digitalizada do empregador ou do representante legal. O empregador continuará obrigado a efetuar as anotações na CTPS original quando da admissão, extinção do contrato de trabalho ou, se o empregado exigir, do último aumento salarial.
O empregado pode, a qualquer tempo, solicitar o histórico contendo todas as anotações e atualizações ocorridas durante o contrato de trabalho, a partir da implantação do sistema eletrônico, a ser fornecido em meio impresso. Na extinção do contrato de trabalho o empregador além de efetuar a devida anotação na CTPS, deverá fornecer ao empregado para arquivo pessoal esse mesmo histórico.
O § 5º do art. 1º da Portaria nº 628/00 determina que a adoção da Ficha de Anotações e Atualizações da Carteira de Trabalho e Previdência Social não alcança as anotações concernentes à Previdência Social.
6. Crimes Previdenciários - Ausência de Anotação ou Dados Incorretos
A Lei nº 9.983/00 acrescentou e modificou alguns artigos do Código Penal, incluindo as infrações normalmente cometidas pelos empregadores. Uma das alterações refere-se ao art. 297 do código penal, que se refere a Crime de Falsificação de Documentos Públicos, onde foram acrescentados os §§ 3º e 4º que tratam das anotações falsas ou incorretas e da omissão de anotação em folhas de pagamento e das CTPS.
A ausência de anotação da vigência do contrato de trabalho na CTPS do trabalhador, bem como a inserção de dados falsos ou incorretos constituem, a partir de 17/10/00, crime de Falsificação de Documentos Públicos, sujeitando-se o infrator à pena de multa e reclusão variável entre 2 a 6 anos.
7. Recusa pelo Empregador em Efetuar as Anotações Devidas ou em Devolver a Carteira de Trabalho ao Empregado
O art. 36 da CLT dispõe que recusando-se o empregador em efetuar as anotações devidas ou em devolver a CTPS recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou por intermédio de seu sindicato, perante a DRT ou órgão autorizado, para apresentar reclamação.
O art. 37 da CLT esclarece que lavrado o termo da reclamação, determinar-se-á a realização de diligência para instrução do feito, notificando-se posteriormente o reclamado por carta registrada, caso persista a recusa, para que, em dia e hora previamente designados, venha a prestar esclarecimentos ou efetuar as devidas anotações na CTPS ou entregá-la, se for o caso.
Não comparecendo o empregador, será considerado revel e confesso, devendo as anotações serem feitas por despacho da autoridade competente.
O art. 38 da CLT estabelece que comparecendo o empregador e persistindo a recusa, lavrar-se-á termo de comparecimento, assegurando-se-lhe prazo de 48 horas para defesa, quando, ao final, subirá o processo à autoridade administrativa de primeira instância, para se ordenarem diligências ou para julgamento.
Verificando-se que as alegações feitas pelo reclamado versam sobre a não existência de relação de emprego ou sendo impossível verificar essa condição pelos meios administrativos, será o processo encaminhado à Justiça do Trabalho, ficando, nesse caso, sobrestado o julgamento do auto de infração que houver sido lavrado.
8. Livro de Registro de Empregados
O art. 3º e § 3º da Portaria nº 3.626/91 dispõe que os livros ou as fichas de registro deverão permanecer no local da prestação de serviços, à disposição da fiscalização, sendo vedado às empresas procederem à centralização dos registros de seus empregados. Entretanto, exceção existe às empresas de prestação de serviços, cujo registro de empregados poderá permanecer na sede da contratada, desde que os empregados portem cartão de identificação, do tipo ''crachá'', contendo nome completo do empregado, data de admissão, número do PIS/PASEP, horário de trabalho e respectiva função.
Optando a empresa pela adoção de fichas de registro, o "Termo de Abertura", constante da ficha inicial, deverá permanecer somente com essa anotação e, portanto, não deverá haver o registro do empregado na primeira folha do livro ou das fichas.
8.1. Autenticação - Obrigatoriedade
Até a data de 4/9/97 existia a obrigatoriedade de que fossem os livros ou fichas de registro autenticados pelas Delegacias Regionais do Trabalho, devendo o empregador ou seu preposto comparecer pessoalmente à DRT para tal procedimento. A partir de 5/9/97, data de publicação da Portaria nº 739, o empregador passou a estar desobrigado de encaminhar ao órgão autenticador fichas ou livros de registro. A autenticação do primeiro livro ou grupo de fichas, bem como de suas continuações passou então a ser efetuada pelo Fiscal de Trabalho, quando da fiscalização no estabelecimento empregador.
Com a publicação da Lei no 10.243/01, foi revogado o art. 42 da CLT que previa a obrigatoriedade da autenticação dos livros ou fichas de registro. Não obstante, esses deverão permanecer no estabelecimento empregador, à disposição da fiscalização.
8.2. Substituição dos livros de registro por fichas de registro
O procedimento administrativo a ser adotado pelos empregadores que desejam substituir a forma de registro utilizada (livro por ficha ou vice-versa) deverá ser verificado junto ao órgão local competente - Delegacia Regional do Trabalho - sendo inexistente qualquer dispositivo legal sobre o tema.
Aconselha-se, no entanto, ao empregador, que transcreva para o novo sistema os dados de todos os empregados que permanecerem em atividade no estabelecimento (inclusive com contrato suspenso, como aposentados por invalidez), obedecendo à ordem cronológica de admissão. Recomenda-se a transcrição de todos os dados referentes ao período laboral do empregado, contidos no sistema anterior, inclusive a data das últimas férias, primeiro e último salário etc. Os trabalhadores que já foram dispensados ou que por qualquer outro motivo não fazem mais parte do quadro de empregados da empresa não deverão constar das fichas.
8.3. Extravio ou imprestabilidade do livro ou fichas de registro
Quando do extravio ou da imprestabilidade do livro ou das fichas de registro, deverá a empresa observar o seguinte procedimento para regularizar a situação:
a) elaborar um requerimento endereçado ao Delegado Regional do Trabalho ou à autoridade do órgão competente, requerendo a substituição do livro (ou ficha) extraviado por novo livro ou nova ficha;
b) elaborar um documento responsabilizando-se pelo extravio ou imprestabilidade do livro ou fichas, bem como por todos os direitos trabalhistas dos empregados ali informados - Termo de Responsabilidade; e
c) providenciar, conforme as circunstâncias peculiares de cada caso concreto, um Boletim de Ocorrência ou publicação do fato em qualquer jornal de circulação local.
