Por disposição legal ou por uma questão de cautela, existem documentos que deverão permanecer arquivados por um prazo maior. Com base no exposto, relacionamos esses documentos.
a) Prazo de 2 anos:
1) Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
2) Aviso Prévio;
3) Pedido de Demissão.
b) Prazo de 3 anos:
1) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data da postagem conforme determina a Portaria MTb nº 1.022/92, art. 1º, § 2º, e a Portaria nº 561/01 art. lº, § 2º;
2) Resumo Estatístico Anual - as empresas de construção devem enviar o Formulário (Anexo II) de resumo estatístico anual, até o último dia útil de fevereiro do Ano subseqüente, devendo manter cópia e protocolo de encaminhamento. Portaria SSST nº 4/95 - NR.18 - item 18.32.2. 95.
3) Registro de Segurança - o livro onde são anotadas as ocorrências relativas a caldeiras e vasos sob pressão tem que ser guardado pelo tempo em que se mantenha o equipamento. NR.13 - Item 13.6.5, Portaria SSST nº 23/94.
c) Prazo de 5 anos:
1) cartões, fichas ou livros de ponto;
2) recibos de pagamento;
3) recibos de adiantamento salarial;
4) acordos de compensação e/ou prorrogação de horas;
5) solicitação de abono de férias;
6) recibos de abono e gozo de férias;
7) atestados médicos;
8) autorização para descontos não previstos em lei;
9) vale-transporte;
10) guias de recolhimento de contribuição sindical e assistencial para contribuições descontadas e não recolhidas (não corre prazo prescricional);
11) relação de contribuição sindical e assistencial;
12) comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
13) recibo de entrega do requerimento Seguro-Desemprego (SD);
14) Mapa Anual de acidentes do trabalho, conforme a Portaria ( MTb nº 3214/78 - NR.4 - Item 4.12, letra j;
15) CIPA, documentos relativos à eleição, conforme NR 5 - Item 5.40, letra J;
16) As empresas obrigadas a constituir o SESMT têm que manter arquivado o comprovante de entrega do mapa de avaliação dos acidentes do trabalho, conforme a Portaria SSST nº 33/83 - NR.4 - Item 4.12-letra J;
17) COFINS - Aplicam-se as normas relativas a determinação e exigência de créditos tributários federais.
d) Prazo de 10 anos:
1) folha de pagamento;
2) recibo e ficha de salário-família;
3) atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade;
4) Guias da previdência Social (GPS) e demais documentos sujeitos à fiscalização do INSS de acordo com o Decreto no 3.048/99, arts. 348 e 349;
5) documentos relativos ao PIS/PASEP, a contar da data prevista para seu recolhimento de acordo com o Decreto-lei nº 2.052/83, art.10;
6) documentos relativos ao SME salário-educação, conforme determina o Decreto- lei nº 1422/76, art. 1o, § 3o, e o Decreto nº 3142/99, art. l º.
e) Prazo de 20 anos:
Segurança e Medicina do Trabalho - Histórico Clínico do empregado tendo todo o prontuário Individual de acordo com a Portaria SSST nº 24/94 - NR. 7 - subitens 7.4.5 e 7.4.5.1.
f) Prazo de 30 anos:
Documentos relativos ao FGTS, Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, e Decreto nº 9.9684/90, art. 55.
g) Prazo Indeterminado:
1) RAIS;
2) contratos de trabalho;
3) livros ou fichas de registro de empregados;
4) livros de atas da CIPA;
5) livros de inspeção do trabalho;
6) Declaração de Instalação - a empresa poderá encaminhar ao Órgão Regional do MTb uma declaração de instalação do estabelecimento novo, que poderá ser aceita pelo órgão, para fins de fiscalização, quando não for possível realizar inspeção prévia antes de iniciar suas atividades, de acordo com a Portaria SSMT nº 35/83 - NR 2 - Item 2.3.
