Conteúdo Trabalhista

1. Introdução

A Instrução Normativa MTE/SIT nº 89, de 02/03/2011, DOU de 03/03/2011 estabelece procedimentos para apreensão e guarda de documentos, livros, materiais, equipamentos e assemelhados de empregadores por Auditor-Fiscal do Trabalho (AFT) e aprova modelos de Auto de Apreensão, Termo de Guarda e Termo de Devolução.

2. Apreensão

A apreensão tem por finalidade a verificação e constituição de prova material de fraudes, irregularidades e indícios de crime ou análise e instrução de processos administrativos, nas hipóteses em que o acesso ou a posse do empregador possa prejudicar a apuração das irregularidades ou o objeto seja indício de crime.

Consideram-se assemelhados e passíveis de apreensão, quaisquer que sejam o seu conteúdo, os objetos físicos, documentos e arquivos constantes de dispositivos móveis de armazenamento de dados, por meio magnético ou eletrônico, mídias, discos rígidos de computadores e seus respectivos gabinetes, substâncias, rótulos, fitas, urnas e outros que, a critério do Auditor-Fiscal do Trabalho, sejam necessários para a apuração da irregularidade.

A apuração poderá ser feita por meio do exame da contabilidade da empresa conforme disposto no inciso VI do art. 11 da Lei nº 10.593/02, conjugado com os arts. 190 e 193 da Lei nº 10.406/02, que institui o Código Civil.

A apreensão pode ser determinada em Ordem de Serviço emitida pela chefia imediata ou por ação imediata do Auditor-Fiscal do Trabalho e deve constar de Auto de Apreensão e Guarda, conforme modelo previsto no item 8.1 e de relatório circunstanciado, em que devem ser descritos os motivos da apreensão e outras informações julgadas necessárias.

2.1. Auto de apreensão e guarda

O Auto de Apreensão e Guarda a ser lavrado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho em cada apreensão, que deve conter, no mínimo:

a) nome ou razão social, endereço e número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), do Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou Cadastro de Específico do INSS (CEI) do autuado;

b) local, data e hora da apreensão e lavratura do auto;

c) descrição dos objetos apreendidos, com indicação de suas características aparentes;

d) indicação das irregularidades, motivos ou indícios de irregularidades que ensejaram a apreensão;

e) identificação e assinatura do Auditor-Fiscal do Trabalho autuante;

f) assinatura e identificação do autuado;

g) endereço da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, da Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou da Agência Regional do Trabalho em que os objetos apreendidos ficarão depositados; e

h) informação de que o autuado poderá solicitar, por escrito, cópias dos documentos apreendidos, que serão fornecidos contra recibo.

O Auto de Apreensão e Guarda deve ser emitido em três vias, sendo:

1ª via - para dar início ao processo administrativo previsto no item 4:

2ª via - para ser entregue ao autuado; e

3ª via - para controle do Auditor-Fiscal do Trabalho autuante.

2.2. Documentos

Os documentos apreendidos devem ser visados e datados, exceto os livros oficiais.

2.3. Lacre de gavetas, armários e arquivos

O Auditor-Fiscal do Trabalho poderá promover o lacre de gavetas, armários e arquivos, bem como de quaisquer volumes que sirvam para a guarda dos objetos, quando não for possível removê-los ou encerrar o levantamento para apreensão naquela visita fiscal.

2.4. Primeira via

A primeira via do Auto de Apreensão e Guarda deve ser entregue pelo Auditor-Fiscal do Trabalho à chefia imediata, juntamente com os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos.

3. Responsabilidade pela Guarda

Cabe à chefia imediata a responsabilidade pela guarda, proteção e conservação dos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados que lhe forem entregues, devendo ser lavrado, na ocasião do recebimento, o Termo de Recebimento e Guarda previsto no item 8.2 deste trabalho.

O Termo de Recebimento e Guarda deve ser lavrado em três vias, sendo:

1ª via - para instrução do processo administrativo previsto no item 4 neste trabalho;

2ª via - para o Auditor-Fiscal do Trabalho que lavrou o Auto de Apreensão e Guarda e entregou os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos;

3ª - para controle da chefia imediata.

4. Protocolo - Processo Administrativo

O Auto de Apreensão e Guarda deve ser protocolizado para formação de processo administrativo, em que devem ser juntados o Termo de Recebimento e Guarda e cópia de todas as ocorrências referentes ao procedimento de apreensão, inclusive da ordem de serviço, dos autos de infração e termos lavrados.

É facultado ao autuado o recebimento, mediante recibo, de cópia de todo o processo administrativo e dos documentos apreen-didos, desde que a solicite por escrito, devendo a solicitação e o recibo ser anexados ao processo.

5. Ação Fiscal

A ação fiscal será reiniciada pelo Auditor-Fiscal do Trabalho autuante no prazo máximo de 30 dias contado da data de lavratura do Auto de Apreensão, que pode ser prorrogado por mais 30 dias, a critério da chefia imediata.

Quando houver lacre, previsto no item 2.3 deste trabalho, a ação fiscal deve ser reiniciada no prazo máximo de 72 horas a partir da efetivação do lacre, cuja abertura será efetuada pelo Auditor-Fiscal do Trabalho autuante, podendo dela participar o autuado, seu representante legal ou preposto, devidamente identificados e munidos de mandato.

Para reinício da ação fiscal ou exame dos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos, o Auditor-Fiscal do Trabalho deve solicitá-los à chefia imediata, e recebê-los por meio de Termo de Recebimento e Guarda.

5.1. Exame dos materiais

O exame dos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos deve ser feito pelo Auditor-Fiscal do Trabalho nas dependências da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, da Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou da Agência Regional do Trabalho em que estejam depositados.

Caso entenda necessário para seu exame, o Auditor-Fiscal do Trabalho pode solicitar à chefia imediata diligências, laudos técnicos e periciais, elaborados pelas autoridades competentes, inclusive a degravação de arquivos magnéticos.

Os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados examinados e considerados desnecessários para instrução de processo administrativo ou comunicação às autoridades competentes devem ser devolvidos ao autuado em no máximo 72 horas após o exame.

5.2. Encerramento da ação fiscal

Após o encerramento da ação fiscal, devem ser tomadas as seguintes providências quanto aos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados examinados:

a) havendo constatação de indícios de crime, cabe à chefia responsável pela sua guarda encaminhá-los às autoridades competentes para as providências que julgarem necessárias, por meio de ofício, cuja cópia deve ser anexada ao processo administrativo; e

b) deve ser providenciada, no prazo máximo de 90 dias da lavratura do Auto de Apreensão e Guarda ou 72 horas após o encerramento da ação fiscal, a devolução ao autuado dos documentos que não foram encaminhados na forma do item 5.1 e alínea "a" anteriormente citados.

Para a devolução prevista na alínea "b", o autuado deve ser notificado via postal, com anexação do Aviso de Recebimento (AR) ao processo administrativo, para comparecimento na Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, na Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou na Agência Regional do Trabalho em que se encontram os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos.

A devolução a que se refere a alínea "b" deve ser efetuada por meio do Termo de Devolução previsto no item 8.3, a ser assinado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, pela chefia imediata e pelo autuado, seu representante legal ou preposto.

Em caso de não comparecimento do autuado, os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados devem lhe ser encaminhados via postal, no prazo de 10 dias do recebimento da notificação, com anexação do Aviso de Recebimento (AR) ao processo administrativo.

O processo administrativo deve ser arquivado após o encerramento da ação fiscal e dos procedimentos previstos neste item.

6. Rompimento do Lacre

Estabelece o art. 10 da Instrução Normativa MTE/SIT nº 89/11, que a constatação de rompimento do lacre pelo autuado ou seu representante, sem autorização escrita do Auditor-Fiscal do Trabalho autuante, deve ser comunicada às autoridades competentes para apuração de crime.

7. Sistema Eletrônico de Dados

Os empregadores que utilizam sistema eletrônico de dados para registro dos fatos relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista e fazendária devem manter os respectivos arquivos digitais e sistemas à disposição da fiscalização do trabalho nos prazos previstos na legislação, observada a prescrição trintenária relativa ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

8. Auto de Apreensão, Termo de Guarda e Termo de Devolução - Modelos

8.1. Auto de Apreensão e Guarda

8.2. Termo de Recebimento e Guarda

8.3. Termo de Devolução

9. Disposições Finais

Revoga-se a Instrução Normativa MTE/SIT nº 28/02, que dispunha sobre o mesmo assunto.

A Instrução Normativa MTE/SIT nº 89/11, entra em vigor em 03/02/2011, data de sua publicação no DOU.